Nederland is altijd één van de landen geweest met de meeste internetaansluitingen per inwoner ter wereld. Ook beschikken veel Nederlanders over genoeg internetbandbreedte om efficiënt vanuit huis te werken. Tegelijkertijd rijzen de onroerendgoedprijzen de pan uit. Het is daarom begrijpelijk dat steeds meer Nederlandse ondernemingen de overstap naar een virtueel kantoor maken.
Wat is een virtueel kantoor?
Mensen denken vaak alleen aan telefoon en post doorsturen als ze de diensten van een 'virtueel kantoor' moeten definiëren. In de praktijk biedt een virtueel kantoor daarnaast diensten die sterk lijken op die van een coworking space of shared office. Dit komt door de regels van het handelsregister en de belastingdienst om een adres als geregistreerd adres te laten dienen. Er is dus een echt kantoor, waar meestal parttime van gebruik gemaakt kan worden.
Begin je een bedrijf en verwacht je te starten met geen of een klein aantal personeelsleden? Een virtueel adres is een gemakkelijke en betaalbare manier om binnen een dag een geregistreerd adres te regelen. Je bedrijf kan zo gevestigd zijn op een toplocatie in bijvoorbeeld een virtueel kantoor in Amsterdam, Rotterdam of Den Haag.
Wat voor soort diensten bieden virtuele kantooraanbieders aan?
De virtueel kantoor-diensten bestaan vrijwel altijd uit het ontvangen en scannen van post. Veelal is er daarnaast een gemeubileerde coworking space beschikbaar met gedeelde faciliteiten zoals internet, printers en koffiemachines. Ook inbegrepen zijn een vestigingsadres voor de verplichte inschrijving bij het handelsregister en de mogelijkheid om vergaderzalen per dagdeel te huren.
Waarom kiezen ondernemers voor een virtueel kantoor?
Het vanuit huiswerken wordt door steeds meer werknemers gewaardeerd en de Nederlandse onroerend goed prijzen zijn in snel tempo gestegen. Het gebruik van een gedeeld kantoor is daarom een veelvoud voordeliger dan het huren van een eigen kantoor. Bij een zelfstandig kantoor moet je ook rekening houden met kosten van inrichting, internetaansluiting en het inhuren van iemand aan de receptie.
Flexibiliteit van virtueel kantoor
Voor ondernemingen is de toekomst vaak ongewis en voor startende ondernemingen telt dit nog meer. Als ondernemer wil je op elk moment kunnen overstappen naar een compacter kantoor of je huurcontract beëindigen. De wens om flexibel te blijven kunnen ook andere redenen hebben: wellicht heb je als starter een heel beperkt budget voor een kantoor of wil je niet worden afgeleid door zaken als kantoorinrichting. Of twijfel je überhaupt of je gebruik van je kantoor gaat maken. Met een thuiswerkmodel is het ook makkelijker om personeel aan je te binden wat in het buitenland woont.
Korte contracten voor virtueel kantoor-diensten
Wanneer je onderneming van de grond komt, wilt je de kantoorruimte stap voor stap kunnen laten groeien zonder tijd en geld te verliezen aan verhuizingen. Bij virtuele kantoorruimtes zijn er doorgaans alleen korte termijn huurovereenkomsten. Doorgaans is de huurperiode van een gedeeld kantoor kort, zo’n drie tot twaalf maanden. Bij het huren van conventionele kantoren in Nederland kan de looptijd oplopen tot vijf jaar en is een huurwaarborg van maximaal drie maanden standaard. Bij sterke groei wil je dat op korte termijn een uitbreiding van je team met tien personen mogelijk is. Evenals de mogelijkheid om te verhuizen naar een zelfstandig kantoor.
Samenwerking met andere ondernemers
Een ander groot voordeel van een gedeeld kantoor is dat het startende ondernemers de mogelijkheid geeft om in contact te komen met andere ondernemers die waardevolle ervaring hebben die ze kunnen delen, mogelijkheden geeft om samen te werken en ideeën op te doen om je bedrijf uit te breiden.
