Het digitaliseren van dossiers is tegenwoordig geen luxe meer voor bedrijven, maar een noodzaak. Bedrijven die zich nog niet hebben aangepast aan deze digitale transitie, lopen het risico om achter te raken in een wereld die steeds sneller verandert. Van administratie en klantinformatie tot juridische documenten en financiële gegevens: alles wordt steeds meer digitaal opgeslagen en beheerd. In dit blogartikel bespreek ik de 5 essentiële stappen die je moet volgen om je papieren dossiers succesvol te digitaliseren, met als doel efficiënter en veiliger te werken. Bovendien zullen we ingaan op de voordelen van het digitaliseren van dossiers, een tool die bedrijven helpt om deze overgang te vergemakkelijken.
1. Maak een inventaris van je huidige papieren dossiers
De eerste stap naar het digitaliseren van dossiers is het in kaart brengen van je huidige papieren archief. Veel bedrijven hebben een enorme hoeveelheid papieren documenten die zijn opgeslagen in kasten, archiefdozen of andere opbergmethoden. Dit kan variëren van contracten en klantgegevens tot oude belastingaangiften en rapporten.
Het is belangrijk om eerst een overzicht te krijgen van welke documenten je hebt en hoeveel ruimte ze in beslag nemen. Maak een lijst van alle documenten die je wilt digitaliseren en bepaal de waarde en de relevantie van elk document. Sommige documenten kunnen verouderd of overbodig zijn en kunnen worden weggegooid of vernietigd, terwijl andere misschien langer bewaard moeten worden.
Het doel van deze inventarisatie is om te zorgen dat je alleen die documenten digitaliseert die echt nodig zijn, en om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke informatie over het hoofd ziet. Het is ook handig om een categorisering te maken van de documenten zodat je later gemakkelijk kunt terugvinden wat je zoekt.
2. Kies het juiste digitaliseringstool of software
Nadat je je papieren dossiers in kaart hebt gebracht, is het tijd om na te denken over welke tools of software je nodig hebt om het digitaliseringsproces soepel te laten verlopen. Er zijn verschillende manieren om documenten te digitaliseren, van het simpelweg scannen van papieren naar het gebruik van gespecialiseerde documentbeheer software. Het kiezen van het juiste systeem is essentieel voor de effectiviteit van je digitale archief.
Het is belangrijk om te kiezen voor software die niet alleen documenten scant, maar ook intelligente functies heeft zoals OCR (Optical Character Recognition), waarmee tekst in gescande documenten doorzoekbaar wordt. Dit maakt het veel gemakkelijker om specifieke informatie terug te vinden zonder door duizenden documenten te hoeven bladeren.
Een voorbeeld van zo'n oplossing is het digitaliseren van dossiers door View, een professionele documentbeheerder dat bedrijven helpt bij het veilig en vertrouwd beheren van hun digitale documenten.
3. Scannen en converteren van papieren documenten
Zodra je het juiste systeem hebt gekozen, is het tijd om daadwerkelijk te beginnen met het scannen van de papieren documenten. Dit proces kan tijdrovend zijn, vooral als je bedrijf een groot aantal fysieke dossiers heeft. Het is belangrijk om geduldig en zorgvuldig te werk te gaan.
Gebruik een goede scanner die hoge resolutie biedt om ervoor te zorgen dat je documenten in een duidelijke en leesbare vorm worden vastgelegd. Daarnaast is het handig om te kiezen voor batch-scanning, waarmee je meerdere documenten tegelijk kunt scannen. Dit bespaart tijd en maakt het digitaliseren van grote hoeveelheden documenten efficiënter.
Tijdens het scannen van documenten moet je ook goed nadenken over het bestandsformaat waarin je de documenten wilt opslaan. Veel bedrijven kiezen voor PDF's vanwege hun universele formaat, maar afhankelijk van het soort document kan een ander formaat handiger zijn. Zorg ervoor dat je documenten een logische naamgeving en een duidelijke structuur krijgen, zodat je ze later eenvoudig kunt terugvinden.
4. Beveiliging en compliance van digitale documenten
Een van de grootste zorgen bij het digitaliseren van dossiers is de beveiliging van de documenten. Bedrijven slaan vaak gevoelige gegevens op, zoals klantinformatie, financiële gegevens of vertrouwelijke contracten, die bij verlies of diefstal ernstige gevolgen kunnen hebben. Daarom is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat je digitale documenten veilig worden opgeslagen.
Er zijn verschillende manieren om je documenten te beveiligen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van encryptie en toegangscodes, zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot bepaalde bestanden. Cloudopslagdiensten bieden vaak geavanceerde beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling van documenten en meerlagige authenticatie.
Daarnaast moeten bedrijven rekening houden met wet- en regelgeving zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), die strikte eisen stelt aan de manier waarop persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je digitaliseringsproces compliant is met de wetgeving in jouw regio. Dit kan betekenen dat je bepaalde beveiligingsmaatregelen moet implementeren, zoals het regelmatig maken van back-ups van je digitale archief en het bijhouden van wie toegang heeft tot welke documenten.
5. Optimaliseer en integreer het digitale archief in je bedrijfsprocessen
Nadat je papieren dossiers zijn gedigitaliseerd, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je digitale archief goed geïntegreerd is in de dagelijkse bedrijfsprocessen. Een digitale omgeving biedt veel mogelijkheden om de efficiëntie te verbeteren, zoals het snel terugvinden van documenten, het delen van informatie met collega's en het automatiseren van taken.
Zorg ervoor dat medewerkers goed zijn opgeleid in het gebruik van de digitale archiefsoftware en dat ze weten hoe ze documenten kunnen zoeken, taggen en categoriseren. Door het digitaliseren van dossiers kun je workflows verbeteren en tijd besparen die voorheen verloren ging met het zoeken naar papieren documenten.
Daarnaast is het verstandig om je digitale archief te koppelen aan andere bedrijfssoftware, zoals klantrelatiebeheer (CRM) systemen, boekhoudsoftware of projectmanagementtools. Hierdoor wordt het eenvoudiger om documenten direct te koppelen aan specifieke projecten of klantgegevens, wat de algehele efficiëntie van je bedrijf verhoogt.
