Cloud telefonie is de technologie die gebruik maakt van het Internet om te communiceren en gegevens op te slaan. Het werkt via een protocol dat de stem kan digitaliseren, in bestanden omzetten en dan via het web naar de ontvanger transporteren, net als elke andere gegevensoverdracht.
De telefoondiensten in de wolk kunnen worden geleverd via een softwaresysteem dat via het Internet toegankelijk is. De telefoondienst in de wolk kan verleend worden door het gebruik van IP-apparatuur: een softwaretoepassing geïnstalleerd op een computer, tablet of mobiele telefoon, of ook via IP-telefoons. Ook kan de gebruiker zijn Internet toegang gebruiken om communicaties uit te voeren, ongeacht waar hij zich bevindt.
Cloud telefonie: hoe werkt het?
Cloud communicatie en opslag zijn een revolutie voor de informatie- en communicatiesector. We hebben gezien hoe het gebruikt wordt door schrijvers en opdrachtservices bij de publicatie van de topresume reviews , bijvoorbeeld. Maar hoe werkt het voor complexere bedrijfssectoren als bankwezen, onderwijs, onroerend goed, en gezondheidszorg, vooral in het aspect van niet alleen gegevens maar ook stem?
Om de stem over het Internet te laten gaan zet IP telefonie het spraaksignaal (analoog) om in gegevenspakketten die over het Internet kunnen worden verzonden. Op dezelfde manier is het verantwoordelijk voor het decomprimeren van deze gegevenspakketjes, zodat de stem door de persoon aan de telefoon gehoord kan worden. Wie thuis of op kantoor een Internetverbinding heeft, kan dankzij IP telefonie vaste telefoondiensten over het Internet krijgen.
In het geval van bedrijven is de situatie tenminste nog anders. Ze moeten een telefoonnummer hebben om gesprekken te ontvangen en te voeren. Tegenwoordig hebben veel bedrijven in hun kantoor een telefooncentrale, private branch exchange (PBX) genoemd, waarmee ze tussen medewerkers van het bedrijf kunnen communiceren zonder via het telefoonnet te hoeven gaan.
Voordelen van Cloud telefonie voor bedrijven
Ontworpen voor bedrijven, van micro-ondernemers tot grote bedrijven, biedt het de volgende voordelen:
Besparingen op de lopende uitgaven
Bedrijven investeren en besparen zich op de kosten van traditionele telefoongesprekken. Enerzijds is deze telefoondienst beschikbaar in de cloud en toegankelijk vanaf het Internet. Dit vertaalt zich in nul investeringen, terwijl het toch toegang geeft tot functies die telefooncentrales bieden.
Behalve besparing op de communicatiekosten zijn er ook besparingen op aspecten in verband met onderhoud en configuratiewijzigingen, omdat die zelf beheerd kunnen worden via een via Internet toegankelijke console.
Het ondersteunt flexibele en afgelegen werkstijlen
De toekomst van veel witteboorden- en freelance banen verschuift geleidelijk weg van kantoren en bedrijfsruimten. Verwacht wordt dat over een paar jaar minstens 50% van de Amerikaanse beroepsbevolking op afstand zal werken, volgens het tijdschrift Forbes.
Zakelijke werknemers kunnen van overal ter wereld werken met hetzelfde telefoonnummer vanaf een terminal met internetverbinding: computer, tablet of smartphone. Met IP telefonie is het bijvoorbeeld mogelijk gesprekken van thuis te beantwoorden, door te schakelen naar je mobiele telefoon en filialen en afgelegen kantoren te integreren, zodat de communicatie eenvoudiger wordt en samengaat.
Mobiliteit en draagbaarheid
Moderne telefonie past zich ook aan de verhuizing van bedrijven aan. Dankzij voice over IP technologie is het communicatiesysteem niet langer onlosmakelijk verbonden met een fysieke locatie, omdat de stem niet via kabels maar via gegevens en het Internet wordt overgebracht. Als een kantoor verhuist, doen zijn cloud gegevens dat niet, want ze hoeven alleen maar online geraadpleegd te worden.
Onmiddellijke uitvoering
Door alleen maar over Internet te beschikken, kan de dienst gemakkelijk geïnstalleerd en onmiddellijk gebruikt worden. Er hoeft niet langer gewacht te worden op de installatie van een telefooncentrale en de inherente vertragingen bij de aanleg van telefoonlijnen of frames.
Een overvloed aan nieuwe functies
Met deze telefonie beschik je over vernieuwende en eigen functies van zeer geavanceerde PBX centrales: voicemailberichten per e-mail ontvangen, faxserver, doorschakelen, gespreksopnamen die in DropBox kunnen worden opgeslagen, geïntegreerd elektronisch facturatiesysteem, click-to-call, wachten op wachtrij en een controlepaneel waarmee ze in real-time hun verbruik intern en door het bedrijf kunnen zien. Een andere nieuwe functie is de hoge definitie (HD) in gesprekken.
Hoge communicatiekwaliteit
De communicatie gebruikt meer bandbreedte, maar maakt het mogelijk de stem met een grotere frequentie-amplitude te horen. Het kwaliteitsverschil in deze vorm van communicatie is opmerkelijk als we het vergelijken met traditionele telefonie.
Grote gegevens van gesprekken
Sommige oplossingen maken het mogelijk gesprekken in real-time te volgen en statistieken en relevante informatie over de gesprekken te verkrijgen. Dit vergemakkelijkt het beheer van inkomende en uitgaande communicatie, de relatie in het gegenereerde verbruik en het benutten van de informatie om de verkoop of de klantenservice te verbeteren.
Met relevante informatie kan de onderneming begrijpen of ze haar klanten goede diensten verleent, en of ze over voldoende of beperkte middelen beschikt. Het helpt ook om de productiviteit van de werknemers en van het bedrijf in het algemeen te meten. Veel bedrijven die contact centers hebben, hechten veel waarde aan dit soort informatie die ze met traditionele telefonie niet kunnen hebben.
Wanneer moet je migreren?
De installatie van een cloud telefoonsysteem moet in een behoefte voorzien. Er zal een keuze gemaakt moeten worden tussen de noodzaak een systeem te wijzigen dat ongeschikt is geworden wegens financiële beperkingen of ongeschikt voor de evolutie van de organisatie van de maatschappij. De ervaring van veel bedrijven leert dat de meest geschikte momenten om een migratie uit te voeren vaak zijn:
- Bij het starten van een bedrijf
- Tijdens een verhuizing
- Bij de verlenging van een contract met je leverancier van telefoondiensten
- Bij het veranderen van IT infrastructuur
Bij een systeemstoring of een flagrant gebrek aan flexibiliteit.
Cloud telefonie: de evolutie van telefonie voor bedrijven
Veel bedrijven stappen over van een traditioneel telefoniemodel dat een initiële investering, implementatietijd en onderhoudskosten vereiste naar een VoIP telefooncentrale.
Het is revolutionair omdat het één enkele aanbieder in staat stelt een keten met verschillende actoren te integreren. Maar het interessantste is dat, hoewel het een substituut is voor de telefooncentrale plus de telefoondienst, het bedrijven nieuwe mogelijkheden biedt waarmee ze hun productiviteit en kwaliteit van de dienstverlening kunnen verbeteren, en die bovendien integreren met hun systemen voor klantenbeheer (CRM), bedrijfsrelatiebeheer (ERM) en andere.
