Bedrijfskleding is voor veel bedrijven belangrijk. Soms is het een kwestie van veiligheid dat de werknemers bedrijfskleding dragen, maar soms gaat het ook om herkenbaarheid of het versterken van een groepsgevoel. Met welke reden jouw werknemers hun werkkleding ook dragen, het is belangrijk dat het bestellen zo gemakkelijk mogelijk gaat. Iedere medewerker moet de juiste kleding hebben, in de juiste maat en op het juiste moment. Dat kan soms best een opgave zijn. Gelukkig is het bestellen van bedrijfskleding met een kleding management systeem (KMS) eenvoudig, efficiënt en overzichtelijk. Hebben jullie nog geen KMS? We leggen je graag uit hoe makkelijk het bestellen van bedrijfskleding via KMS software is.
Een KMS, wat is dat precies?
Om te begrijpen hoe eenvoudig het bestellen van bedrijfskleding met een kleding management systeem is, moet je eerst weten wat een KMS precies is. Een KMS is speciale software waarmee bedrijven eenvoudig bedrijfskleding kunnen bestellen. Elke werknemer krijgt een eigen profiel. Een manager koppelt hier belangrijke informatie, zoals de functie en het beschikbare budget, aan. Vervolgens kan de medewerker op elk moment inloggen en de benodigde kleding bestellen. Omdat elke werknemer zelf de kleding bestelt die hij of zij nodig heeft, worden fouten zoveel mogelijk beperkt. Tegelijkertijd houdt de manager of leidinggevende altijd inzicht in het beschikbare budget, de uitstaande bestellingen en de bestelgeschiedenis. Ook kunnen de gemaakte kosten per vestiging, afdeling of medewerker bekeken worden. Zo is er altijd een goed overzicht van wat er aan bedrijfskleding besteld wordt.
Zo werkt het bestelproces met een KMS
Het kleding management systeem werkt volledig online. Profielen worden online aangemaakt en medewerkers kunnen vervolgens online inloggen. Het KMS wordt aangepast aan de wensen van het bedrijf. Zo kan KMS kleding, indien gewenst, door meerdere leveranciers geleverd worden.
De eerste stap in het bestelproces is dus het aanmaken van persoonlijke profielen voor de medewerkers. Belangrijke informatie, zoals de functie, de maten en het beschikbare budget worden per medewerker ingesteld.
Nu de profielen en accounts zijn aangemaakt, loggen de medewerkers in op hun eigen profiel. Dit kan altijd en overal, met een laptop, smartphone of tablet. De werknemer komt op zijn persoonlijke pagina. Hier kan hij of zij de producten zien die besteld mogen worden. De zichtbare producten zijn afhankelijk van de opgegeven functie, de maten van de werknemer en het budget dat beschikbaar is. Zo worden fouten tot een minimum beperkt.
De werknemer plaatst de bestelling met de producten die hij of zij nodig heeft. Het kan zijn dat de bestelling nu ter goedkeuring naar een leidinggevende wordt gestuurd, maar dat hoeft niet. Dit is afhankelijk van de wensen van de organisatie. Als de bestelling is goedgekeurd wordt deze zo snel mogelijk klaargemaakt en verstuurd. De medewerker kan dan snel zijn producten op de gekozen locatie in ontvangst nemen of ophalen.
Een systeem dat voor jou werkt
Een KMS is zo ingericht dat het jouw leven makkelijker maakt. Dat betekent dat de functionaliteiten worden afgestemd op wat er binnen jouw organisatie nodig is. Ook is het mogelijk om het kleding management systeem te koppelen aan jullie ERP-systeem of boekhoudsoftware. Zo helpt het KMS jullie om nog efficiënter te werken. Meer weten of een gratis demo aanvragen? Lees verder op forworkwear.nl
